La présente politique décrit les traitements de données à caractère personnel mis en œuvre par LA NOUVELLE ECOLE DES METIERS dans le cadre de sa plateforme de candidature en ligne.
1. Responsable du traitement
Responsable du traitement : LA NOUVELLE ECOLE DES METIERS
Forme juridique : Société par Actions Simplifiée (SAS)
Capital social : 2 500 000 FCFA
RCCM : RB/COT/26 B 43399
IFU : 3202657554563
Adresse : Ilot 2122, Quartier Ménontin, Cotonou, République du Bénin
Téléphone : +229 01 54 54 50 54
Adresse électronique : bonjour@lanem.bj
Délégué à la protection des données : M. SOGLO Yaovi Giovani — bonjour@lanem.bj
Lorsque les conditions de l’article 430 du Code du numérique rendent la désignation d’un délégué obligatoire, ses coordonnées sont publiées et communiquées à l’Autorité de Protection des Données Personnelles.
2. Formalités auprès de l’APDP
Référence de la formalité préalable applicable au traitement : en cours d’obtention — la référence sera insérée dès sa délivrance
Certains traitements sont soumis à autorisation préalable dans les cas prévus par l’article 407 du Code du numérique.
Lorsqu’un transfert de données à caractère personnel vers un État tiers est effectué, la référence de l’autorisation correspondante est indiquée dans le document Transferts de données.
3. Finalités des traitements
Les données sont traitées pour les finalités suivantes :
| Finalité | Opérations concernées |
|---|---|
| Gestion des candidatures | Création du compte et du dossier, dépôt des informations, suivi et instruction de la candidature |
| Évaluation académique | Examen des parcours, diplômes, résultats et éléments nécessaires à la décision |
| Vérification des pièces | Vérification des documents transmis et, lorsque nécessaire, de leur authenticité |
| Gestion des paiements | Paiement et suivi des frais liés à la candidature ou à l’inscription |
| Communication avec le candidat | Confirmation du dossier, demandes de compléments, notifications et décisions |
| Inscription | Poursuite des formalités d’inscription lorsqu’une admission aboutit à une inscription |
| Sécurité | Contrôle des accès, journalisation, prévention des accès non autorisés et protection de la plateforme |
| Preuve et conservation du contrat | Conservation des éléments permettant d’établir les informations fournies, les acceptations, la commande et le contrat électronique |
| Respect d’obligations légales | Traitements nécessaires au respect des obligations applicables à l’établissement |
Les données ne sont pas utilisées pour une finalité incompatible avec celle pour laquelle elles ont été collectées, sous réserve des conditions prévues par le Code du numérique pour un traitement ultérieur.
4. Données traitées
Selon l’état d’avancement du dossier, les catégories suivantes peuvent être traitées :
- données d’identification : nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe, nationalité, photographie ;
- coordonnées : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone ;
- informations relatives au représentant légal lorsque son intervention est requise ;
- données académiques : établissements fréquentés, diplômes, relevés de notes, résultats et parcours ;
- pièces justificatives demandées dans le cadre de la candidature ;
- données relatives aux paiements : montant, date, mode de paiement, référence de transaction et justificatif ;
- données relatives aux acceptations et au contrat : date et heure, version des documents acceptés ou portés à la connaissance du candidat et éléments techniques nécessaires à leur preuve ;
- données techniques nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du service : journaux de connexion, d’activité et de sécurité ;
- numéro national d’identification ou identifiant de même nature : non traité par la plateforme.
La photographie éventuellement demandée pour le dossier est utilisée pour l’identification visuelle du candidat. Elle n’est pas soumise à un traitement biométrique destiné à identifier une personne de manière unique.
Données relevant de régimes particuliers
LA NOUVELLE ECOLE DES METIERS ne demande pas au candidat de fournir des données relevant de l’article 394 du Code du numérique sauf lorsqu’une telle donnée est effectivement nécessaire dans le cadre d’une pièce demandée et que son traitement est couvert par les formalités applicables.
Lorsqu’un document transmis contient une donnée relevant de l’article 394, cette donnée est traitée du seul fait de la collecte et de la conservation du document. Elle n’est pas utilisée pour une finalité distincte de celle pour laquelle le document est demandé.
Les traitements visés à l’article 407 du Code du numérique, notamment ceux portant sur les données visées par cet article, sur un numéro national d’identification, sur des données biométriques, sur certaines interconnexions ou sur un transfert vers un État tiers, ne sont mis en œuvre qu’après accomplissement de la formalité préalable applicable.
5. Fondements des traitements
Conformément à l’article 389 du Code du numérique, les traitements reposent, selon leur finalité, sur les fondements suivants :
| Finalité | Fondement |
|---|---|
| Préparation, dépôt et instruction de la candidature avant la conclusion du contrat correspondant | Mesures précontractuelles prises à la demande de la personne concernée |
| Exécution du service de candidature après conclusion du contrat | Exécution du contrat |
| Gestion du paiement | Exécution du contrat |
| Poursuite des formalités d’inscription | Mesures précontractuelles ou exécution du contrat correspondant, selon l’étape concernée |
| Sécurité des données et de la plateforme | Respect des obligations prévues notamment par les articles 424 à 426 du Code du numérique |
| Preuve des informations, acceptations et du contrat électronique | Respect des obligations de preuve et de conservation prévues notamment par les articles 341 et 346 du Code du numérique |
| Traitement requis par une disposition légale applicable | Respect d’une obligation légale |
| Traitement facultatif ne relevant pas d’un autre fondement prévu par l’article 389 | Consentement de la personne concernée |
Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci est recueilli dans les conditions prévues par le Code du numérique. La demande de consentement est clairement distinguée des autres informations. Le consentement peut être retiré à tout moment et son retrait est aussi simple que son octroi.
La Politique de confidentialité constitue une information fournie à la personne concernée. Lorsque la plateforme en conserve la preuve, le candidat est invité à confirmer qu’il a pris connaissance de cette politique ; cette prise de connaissance ne constitue pas, par elle-même, le fondement juridique des traitements décrits ci-dessus.
6. Caractère obligatoire ou facultatif des informations
Les champs obligatoires sont identifiés comme tels dans le parcours de candidature.
L’absence d’une information nécessaire à l’instruction du dossier peut empêcher la poursuite de la candidature.
Les champs qui ne sont pas nécessaires sont facultatifs.
7. Destinataires
Les données peuvent être accessibles :
- aux personnels habilités de LA NOUVELLE ECOLE DES METIERS, dans la limite de leurs fonctions ;
- aux sous-traitants agissant pour le compte de l’établissement et sur ses instructions ;
- au prestataire de paiement pour les données nécessaires au paiement ;
- au prestataire chargé de l’acheminement des courriers électroniques ;
- aux établissements ou autorités ayant émis un diplôme, une attestation ou une autre pièce, lorsque la vérification de son authenticité est nécessaire ;
- aux autorités administratives ou judiciaires lorsque leur communication est requise conformément au droit applicable.
Les sous-traitants utilisés par la plateforme sont :
| Sous-traitant | Fonction | Pays |
|---|---|---|
| Contabo GmbH | Hébergement | Allemagne |
| Cloudflare, Inc. | Distribution / sécurisation web | États-Unis |
| KkiaPay | Paiement | Bénin |
| Opérateur du service de messagerie mail.lanem.bj | Acheminement des courriers électroniques | à confirmer |
Les relations avec les sous-traitants sont encadrées conformément à l’article 386 du Code du numérique.
Les données ne sont ni vendues ni louées à des tiers à des fins commerciales.
8. Transferts vers des États tiers
L’éventualité d’un transfert de données vers un État tiers est portée à la connaissance de la personne concernée au plus tard lors de la collecte.
Les transferts effectivement mis en œuvre, leurs destinataires, les États concernés et les autorisations correspondantes sont décrits dans le document Transferts de données.
Aucun transfert soumis à l’article 391 du Code du numérique n’est mis en œuvre avant l’accomplissement de la formalité préalable exigée par cet article.
9. Durées de conservation
Les données ne sont pas conservées au-delà de la période requise pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées.
Les durées appliquées sont les suivantes :
| Catégorie | Durée | Origine de la durée |
|---|---|---|
| Contrat électronique, récapitulatif de commande et preuve correspondante | 10 ans à compter de la fourniture du service | Article 346 du Code du numérique |
| Données de paiement, justificatifs et pièces comptables | Pendant la durée requise par les obligations comptables et fiscales applicables à l’établissement | Obligations comptables et fiscales applicables |
| Dossier créé mais non soumis | 12 mois après la dernière activité du candidat | Durée retenue par l’établissement |
| Dossier soumis n’ayant pas abouti à une inscription : pièces, évaluations et éléments d’instruction | 3 ans à compter de la clôture de la session d’admission concernée | Durée retenue par l’établissement |
| Dossier ayant abouti à une inscription | Pendant la durée nécessaire à la gestion de la scolarité, puis selon les règles applicables au dossier académique | Finalité académique et règles applicables |
| Preuves des acceptations relatives au contrat | Pendant la durée de conservation du contrat auquel elles se rapportent | Articles 341 et 346 du Code du numérique |
| Preuves de consentement | Pendant la durée nécessaire à l’établissement de la preuve du traitement concerné | Finalité de preuve |
| Journaux techniques et de sécurité | 12 mois | Durée retenue par l’établissement |
Les durées de douze mois et de trois ans retenues par LA NOUVELLE ECOLE DES METIERS correspondent notamment aux besoins de gestion des candidatures, de suivi des sessions d’admission, de sécurité du service et de traitement des réclamations.
Ces durées sont documentées dans le registre des activités de traitement et sont réexaminées lorsqu’une modification des finalités ou du fonctionnement du traitement le nécessite.
Au terme de la durée applicable, les données sont supprimées, sauf lorsqu’une conservation ultérieure est autorisée dans les conditions de l’article 433 du Code du numérique.
Lorsque des données sont conservées sous une forme ne permettant plus d’identifier la personne concernée, elles ne doivent plus permettre cette identification.
10. Droits des personnes concernées
Dans les conditions prévues par le Code du numérique, les personnes concernées disposent notamment des droits d’information, d’accès, de portabilité, d’interrogation, d’opposition, de rectification, de suppression et, lorsqu’il est applicable, du droit à l’oubli.
Lorsqu’un traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré dans les conditions prévues par le Code du numérique.
Les modalités et délais applicables sont détaillés dans la page Vos données personnelles — Vos droits.
Les demandes peuvent être adressées à :
Adresse électronique : bonjour@lanem.bj
Adresse postale : LA NOUVELLE ECOLE DES METIERS, Ilot 2122, Quartier Ménontin, Cotonou, République du Bénin.
11. Sécurité et confidentialité
LA NOUVELLE ECOLE DES METIERS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger les données contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la diffusion, l’interception ou l’accès non autorisé.
Les mesures mises en œuvre comprennent notamment, selon les risques identifiés :
- le contrôle des accès et des habilitations ;
- la protection des transmissions ;
- la journalisation des opérations nécessaires à la sécurité ;
- les sauvegardes nécessaires à la disponibilité du service ;
- les mesures permettant de préserver la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des systèmes.
Les personnes autorisées à traiter les données agissent sous l’autorité du responsable du traitement et sur ses instructions, sauf obligation légale contraire.
En cas de rupture de sécurité affectant des données à caractère personnel, les notifications prévues à l’article 427 du Code du numérique sont effectuées sans délai.
12. Candidats mineurs
La conclusion du contrat de candidature par un candidat âgé de moins de dix-huit ans est subordonnée, par LA NOUVELLE ECOLE DES METIERS, à l’accord de son représentant légal, dans les conditions prévues à l’article 9 des Conditions générales de candidature.
Cette condition contractuelle est distincte des règles applicables au fondement des traitements de données à caractère personnel.
Les informations spécifiquement destinées à un enfant sont présentées de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, dans des termes clairs et simples.
Lorsque l’article 446 du Code du numérique est applicable :
- le traitement fondé sur le consentement du mineur est licite lorsque celui-ci est âgé d’au moins seize ans ;
- lorsqu’il est âgé de moins de seize ans, le consentement est donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale ;
- LA NOUVELLE ECOLE DES METIERS s’efforce raisonnablement de vérifier cette autorisation compte tenu des moyens technologiques disponibles.
Lorsque, en application du Code du numérique, le consentement au traitement doit être donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale, le parcours permet de recueillir et de conserver séparément cette autorisation.
Les éventuelles autres conditions relatives à la capacité de conclure le contrat de candidature sont traitées dans les Conditions générales de candidature.
13. Décisions automatisées
Aucune décision d’admission ou de rejet n’est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé ou d’un profilage.
Toute modification de ce fonctionnement entraîne une mise à jour de la présente politique et l’accomplissement préalable des formalités éventuellement exigées par le Code du numérique.
14. Cookies et traceurs
Les cookies et traceurs utilisés par la plateforme, leurs finalités et leurs durées sont décrits dans la Politique de gestion des cookies.
15. Réclamation auprès de l’APDP
Toute personne concernée peut introduire une réclamation auprès de l’Autorité de Protection des Données Personnelles si elle considère qu’un traitement de ses données viole les dispositions du Livre V du Code du numérique.
Autorité de Protection des Données Personnelles
Rue 6.076, Immeuble El Marzouk Joël, Cotonou
Téléphone : +229 01 69 55 00 00
Courriel : contact@apdp.bj
16. Mise à jour
La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte d’une modification des traitements, de la plateforme ou du cadre juridique applicable.
Chaque version comporte une date d’effet.